Tutorial: "Menghargai" Sebuah Project

Iya, istilahnya nggak tepat. Maksud saya "menghargai" itu pricing sebenarnya, ngehargain, ngitung harga, bukan menghargai atau memuliakan. Hehehe...

Ceritanya, sebagai project manager, pagi-pagi kita udah ketempuan satu project dan kita musti estimasi harga untuk kemudian dimasukkan ke proposal atau report atau ke si orang marketing atau entah siapa aja. Mau dihargai berapa sih project ini? Itu pertanyaannya. Lanjut.

Kalau mendengar pengalaman teman-teman, ada yang based-on historical, "Project kemarin 100 juta dalam 3 bulan. Kalau setahun, mustinya 400 juta ya." Nggak salah juga sih. Tapi kan harga-harga berubah, dan resource untuk kerjaan kemarin nggak selalu sama dengan kerjaan di depan. Ada juga yang based-on competitor. Juga bisa benar. Tapi competitor punya kemampuan dan masalahnya sendiri, begitu juga kita. Yang paling sering saya dengar adalah tipe blind-guess, ujug-ujug "Ehm, 100 juta, Pak!", tanpa ba-bi-bu dari mana angka itu muncul. Bahkan ada juga yang tipe taqlid, "Lha wong clientnya mintanya segitu..." Nah, itu paling parah.

Berikut ini sedikit ulasan buat rekan-rekan yang baru nyemplung di dunia project management, terutama software project, yang musti bikin report sore ini, mengeluarkan satu angka sebagai harga suatu project. Supaya keliatan agak "sophisticated", kita coba pake metode yang agak lebih "terdidik" dengan istilah-istilah yang para kawulo nggak bisa cuman baca sekali. Hehehe... Bohong kok. Percaya deh, nggak akan sesulit yang diduga. ;-)


Cost-plus Based Pricing

Metode ini yang paling banyak dipakai, karena gampang. Betul, pricing itu sebenarnya banyak metodenya. Biasalah, para konsultan suka bikin aneh-aneh: value-based pricing, competitive-based,... dan sebagainya. Nggak akan dibahas semua di sini. Tapi saya yakin, kalau yang paling simpel ini berhasil nyangkut di kepala, dan prinsip dasarnya kepegang, metode lainnya cuman satu klikan saja.

So, definisinya...

Mmm, lupakan dulu deh definisinya, inti formulanya begini: (dan ini, saya yakin, pasti sudah cukup diakrabi oleh Ngkong Tek Hai di warung jamu sebelah rumah):

Price = Costs + Margin
Jadi, untuk memperoleh harga (price) sebuah project, kita menambahkan total semua biaya yang terlibat (costs) di project itu plus selisih untung (margin, bisnis musti untung tho, biasanya berupa persentase dari total costs atau amount langsung). Tipsnya gini: yang terpenting dan musti dipikirin di formula ini adalah komponen Costs, biaya. Begitu kita berhasil come-up dengan total biaya dari project, 95% kerjaan kita selesai. Tinggal kasih ke Pak Bos dan tanya, "Mau margin berapa persen, Pak?" Mostly, ini tugas dia, yang punya kepentingan dengan berapa duit musti masuk, cash-flow, ROI, dan sebagainya.

Enteng kan? So far, so good. Nah...


Gimana menghitung cost-nya?

Ini gampang-gampang susah. Tapi biasanya, kita membedakan dua hal ini: direct-cost dan indirect cost. Tenang, tenang dulu. Meski kedengarannya kayak kuliahan MBA, tapi serius, ini penting... dan gampang kok! Intinya gini:

• Kalau suatu biaya bisa relate ke project kita itu, maka kita masukkan itu sebagai direct-cost
• Kalau nggak bisa (atau susah), padahal perlu, maka indirect cost

Contoh. Biaya yang paling keliatan di suatu project adalah labor, biaya orang, gaji atau rate para pasukan konsultan kita. Seorang programmer yang diassign full-time ke suatu project, maka gajinya bisa dianggap sebagai direct-cost. Tapi seorang system-admin yang ngurusin semua server (nggak cuma server project kita), maka sebagian dari gajinya merupakan indirect cost dari project kita. Contoh lain: listrik adalah indirect cost, sementara biaya taksi pulang pergi untuk ngapeli client (project owner) kita adalah direct-cost (Kenapa? Karena bisa diidentifikasi untuk project apa). Gaji akuntan adalah indirect cost, tapi gaji tester di project kita adalah direct-cost. Dan sebagainya. Dan sebagainya.

Kebayang? Kalau masih bingung, terusin aja dulu. Entar juga ngerti sendiri. Jadi...

Cost = Direct Cost + Indirect Cost

Direct Cost

Kita pake contoh lagi, supaya nggak di-"ah, teori"-in sama orang.

So, misalkan, kita diassign ke sebuah project untuk membangun P.O.S. system (point-of-sale) untuk satu client di Malaysia. Setelah kita baca requirement spec-nya, estimasi effortnya, ulak-ulik di Excel dan Microsoft Project, kita pun akhirnya bisa mengidentifikasi resources berikut ini: (Please note, effort-estimation ini perlu pembahasan tersendiri. Kapan-kapan, insya Allah, kita singgung.)

• 1 system designer kerja full-time selama 20 hari
• 3 programmer full-time selama 2 bulan
• 2 tester full-time selama 30 hari
• 1 project manager selama 3.5 bulan (tapi nggak full-time, separuh di project ini, separuh lagi di project lain)

Untuk menghitung labor direct-cost ini, kita musti tahu rate orang-orang itu, tim kita. Ada shortcutnya: tanya Pak Bos, karena biasanya dia punya, dan wajar kita nanya, dan wajar kalau dia harus tahu. Kalau dia nggak punya (ini juga nggak jarang terjadi), kita bisa estimasi dari gaji anggota tim kita per bulan. Misalkan, setelah kita ngorek-ngorek levelnya, kita memperoleh data seperti ini: system designer Rp 5 juta, programmer Rp 4.5 juta, tester Rp 3 juta, dan project manager Rp 8 juta. Nah kita coba konversi sedikit dari monthly-salary menjadi daily rate (asumsi 1 bulan = 20 hari). Hasilnya: system designer Rp 250 ribu/hari, programmer Rp 225 ribu, tester Rp 150 ribu/hari, dan project manager (kita!) Rp 400 ribu/hari.

Kita coba rapikan sedikit di Excel:


Labor Direct Cost sudah diperoleh. Apa lagi? Yak, kita juga mengidentifikasi bahwa dua orang dari tim project perlu trip ke Malaysia selama 3 hari, yang total biaya transportasi dan allowance-nya sekitar Rp 15 juta. Juga, tim memerlukan barcode-scanner dan cash-drawer untuk test alat seharga total Rp 3 juta. Plus training cryptography untuk system designer, Rp 4 juta. Maka, kita write down juga hasil ini:


Fffiuh, Direct Cost selesai. Selanjutnya, indirect cost...


Indirect Costs

Ini rada njlimet. Kenapa? Kita ambil contoh: listrik. Project kita ini perlu listrik. Tapi perusahaan kita bayarnya bulanan, dan biaya itu mengcover seluruh aktifitas perusahaan dalam sebulan, nggak cuma project kita saja. Nah, pertanyaannya: berapa yang musti dialokasikan ke project kita?

Contoh lain: ibu-ibu di bagian administrasi, dan office-boy. Juga fasilitas email. Email server milik perusahaan kita ini perlu koneksi, bayar leased-line ke Telkom plus koneksi Internet ke ISP. Dan gaji ibu-ibu itu, biaya-biaya semua itu, dibayar perusahaan untuk mengcover seluruh aktifitas perusahaan dalam sebulan, nggak cuma project kita saja. Serupa dengan listrik: berapa yang musti dialokasikan ke project kita?

Sebenarnya, tiap perusahaan punya aturan dan guidance sendiri-sendiri untuk mengalokasikan indirect cost ke sebuah project. Teman kita di Departemen Finance biasanya punya yang seperti itu, yakni lewat suatu angka yang disebut sebagai Indirect Cost Rate. Begini cara mereka menghitungnya:

Indirect Cost Rate (%) = Indirect Cost / Total Direct Costs
Ambil contoh begini. Dalam satu tahun ini, perusahaan memperkirakan akan mengerjakan empat project A, B, C, dan D dengan budget direct cost untuk masing-masingnya sebagai berikut:

Direct Cost Project A	Rp 200 juta
Direct Cost Project B	Rp 150 juta
Direct Cost Project C	Rp 350 juta
Direct Cost Project D	Rp 200 juta
Total Direct Cost	Rp 900 juta

Perusahaan juga mengalokasikan indirect cost untuk mendukung seluruh aktifitas perusahaan termasuk keempat project itu, sebesar Rp 360 juta. Maka, nilai Indirect Cost Rate adalah:

Indirect Cost Rate = Indirect Cost / Total Direct Cost
          = 360 juta / 900 juta
          = 40%

Sehingga proporsi indirect cost untuk masing-masing project adalah:

Indirect Cost Project A	Rp 80 juta
Indirect Cost Project B	Rp 60 juta
Indirect Cost Project C	Rp 140 juta
Indirect Cost Project D	Rp 80 juta
Total Indirect Cost	Rp 360 juta

Nangkep nggak logikanya? Sorry kalau rada rumit. Intinya: Indirect cost dialokasikan terhadap project secara proporsional. Kalau project C melibatkan lebih banyak orang dan resource perusahaan dibandingkan project D, maka wajar kalau Project C ini memakan porsi indirect cost lebih besar. Ya nggak? Kira-kira begitu lah. So...

Indirect Cost Rate musti kita dapatkan dari bagian lain perusahaan. Rekan-rekan yang punya bisnis sendiri, atau bekerja di start-up company, bisa mengestimasi nilai Indirect Cost dan Direct Cost dengan cara begini:

• Indirect Cost. Totalkan semua biaya-biaya yang tidak relate langsung dengan project itu selama sebulan (Ingat kan? Gaji para direktur, satpam, office-boy, sewa gedung, listrik, telepon, Internet, insurance, dan sebagainya)
• Total Direct Cost. Karena komponen terbesar dari Direct Cost suatu project adalah labor, maka totalkan semua monthly salary orang-orang yang terlibat langsung di project-project

Baiklah, meneruskan contoh kita di atas... Taruhlah kita bisa memperoleh angka untuk indirect-cost rate sebesar 40%. Maka, total cost project kita:


Sampai di sini, kita sudah menyelesaikan sebagian besar perjalanan. Langkah, selanjutnya tinggal tanya Pak Bos, "Mau margin berapa persen?" Kalau dia bilang 50%, tinggal hitung:

     Total Price = Cost + Margin
          = 107,800,000 + 50% * 107,800,000
          = Rp 161,700,000

Gampang kan?